Vous êtes prêt à vendre votre entreprise, mais celle-ci est-elle autonome? Si ce n’est pas le cas, il sera difficile de trouver un acheteur. Et même si vous y parvenez, les offres risquent de ne pas être élevées.
Si votre entreprise repose trop sur vos épaules, il est temps d’établir des processus reproductibles et bien documentés. Les employés devraient les connaître par cœur et les appliquer systématiquement.
«Vous voulez être en mesure de partir en vacances pendant trois mois sans que rien ne tourne à la catastrophe. Il s’agit du test ultime», soutient John Warrillow, auteur du livre Built to Sell: Creating a Business That Can Thrive Without You.
John Warrillow est également le fondateur du Value Builder System, une plateforme en ligne qui aide les entrepreneurs à améliorer la valeur de leur entreprise. Il propose les cinq étapes suivantes pour mettre en place des processus reproductibles au sein de votre entreprise.
1. Évaluez votre flux de travail
D’abord, confiez à quelqu’un la tâche d’interroger tous les employés de l’entreprise pour savoir comment ils effectuent chaque étape de leur travail. Cette personne devrait commencer par examiner ce que vous faites. Puis, faire de même avec les employés. Par la suite, elle déterminera un flux de travail optimal pour tout le monde dans l’entreprise, vous y compris. Pour ce faire, elle s’inspirera des meilleures pratiques d’autres entreprises.
Choisissez bien la personne qui effectuera tout ce travail. Si elle travaille déjà dans l’entreprise, elle doit être orientée vers les processus et être capable de porter un jugement critique sur la façon dont le travail est effectué, y compris le vôtre. Cette personne devrait également avoir la confiance des employés et votre autorisation pour examiner en profondeur la façon dont les tâches sont exécutées.
Comme il s’agit d’une tâche importante, vous devriez envisager l’embauche d’un consultant externe qui pourra apporter un point de vue nouveau sur le travail. «Beaucoup d’entrepreneurs ont du mal à prendre le temps de réfléchir aux processus», ajoute M. Warrillow. «Ils ne sont pas toujours capables de penser à tous les petits détails qui interviennent lors de la création de processus.»
2. Documentez vos processus
Ensuite, documentez en détail – idéalement sous forme électronique – les processus optimaux que vous avez déterminés. «Les manuels papier deviennent désuets pratiquement dès leur impression parce que les processus changent constamment», dit M. Warrillow. «Vous devez être en mesure de mettre l’information à jour en tout temps.»
Vous pouvez utiliser des applications gratuites de partage de documents, comme Google Docs et Evernote, ou des logiciels de gestion de processus d’affaires, qui offrent parfois des fonctions de tableau de bord, d’alerte et de planification de flux de travail.
3. Formez les employés
La prochaine étape consiste à vous assurer que les employés connaissent les processus et les appliquent systématiquement. Vous devez effectuer des contrôles périodiques pour vérifier que le travail est fait selon les règles. Demandez à un cadre supérieur de s’assurer que les processus sont respectés et mis à jour, au besoin.
4. Rationalisez vos processus
Analysez continuellement vos processus pour cibler les étapes qui pourraient être réalisées de façon plus efficace ou qui pourraient être automatisées. L’automatisation peut améliorer l’efficacité, réduire les erreurs, aider votre entreprise à mieux fonctionner sans intervention humaine et augmenter la valeur de votre entreprise. Réfléchissez aux technologies qui peuvent vous être utiles. Envisagez l’embauche d’un consultant en efficacité opérationnelle qui s’occupe d’évaluer votre entreprise et de vous aider à y apporter des améliorations.
5. Favorisez l’autonomie
Passez en revue vos activités pour déterminer les domaines dans lesquels l’entreprise dépend grandement de vous ou d’un employé, d’un client ou d’un fournisseur. Ces dépendances vous rendent vulnérables en cas de perturbation. Ce risque réduit la valeur de votre entreprise aux yeux d’un acheteur.
Cherchez à réduire ces dépendances. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de déléguer davantage de responsabilités à vos principaux directeurs. Si vous dépendez trop d’un client particulier, trouvez un moyen de diversifier votre clientèle. Si vous dépendez fortement d’un petit nombre d’employés clés, vous pourriez offrir des formations polyvalentes à certains d’entre eux pour qu’ils puissent accomplir le travail de leurs collègues.
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